Основная ответственность за эффективность процессов здесь возлагается на менеджеров офиса. Именно им приходится оформлять для морской перевозки контейнеров целый пакет документов. Одним из таких является букинг, который включает в себя план перевозки и координацию действий сторон-участников.

Компания вошла в нацпроект и первой в Свердловской области внедрила инструменты бережливого производства в офисе.

В ходе картирования офисных процессов эксперты помогли составить информационную карту с указанием времени, затраченного на каждом этапе. Это показало, что эффективность работы специалистов составляет лишь 50%, а также – где происходит потеря времени и скопление незавершенного производства, копится очередь на обработку информации по перевозке контейнеров. Выявили причины возникновения очередей.

Благодаря инструменту бережливого производства 5С в офисе определили общие правила наименования файлов, архивирования, формирования папок на сервере. Время на поиск нужного документа сократилось в 20 раз. Это сэкономило время на работу с документами.
Проанализировали проблему длительного процесса доставки контейнеров из Китая (занимал до 4-х месяцев) и отказались от букировки. Было решено взять судно в аренду. Это сократило сроки поставки на 30% и сэкономило до 20% затрат на перевозки. Так, очередь в потоке контейнеров без движения сократилась с 77 штук у одного оперативника до 19 штук.

Новый алгоритм работы позволил сократить время ожидания от китайского транспортного агента подтверждения заявок в получении букинга с 14 дней до 1 часа и сократилось время получения букинга благодаря использованию арендованного судна. Срок доставки контейнера из Китая в Екатеринбург снизился с 4-х до 2-х месяцев.